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Dématérialisation et gestion électronique de documents en Champagne-Ardenne et Picardie

La dématérialisation des documents et leur gestion électronique, plus communément évoquées sous l’acronyme GED, représentent une solution de gestion qui vise à numériser vos documents et à les stocker dans une base de données en ligne.

Indexez et classez vos documents électroniques en quelques clics et optimisez le stockage dans vos locaux !

De plus en plus d’entreprises et professions libérales choisissent la GED pour gérer facilement et rapidement leurs documents. Cette transformation numérique est aussi utile en interne à l’entreprise, entre les différents collaborateurs, qu’en externe avec vos clients et fournisseurs.

Structurez ou restructurez votre réseau d’informations en faisant appel à nos solutions de dématérialisation documentaire.

Le fonctionnement de la GED étape par étape

La dématérialisation des documents et la mise en place d’une gestion documentaire sont réalisées étape par étape pour que les documents soient bien numérisés et sauvegardés dans vos serveurs.

  1. Numérisation des documents. Les supports papier sont scannés pour en créer une copie numérique.
  2. Indexation. Le traitement des fichiers électroniques est effectué avec une description précise du document en donnant le plus d’informations pour faciliter son classement et sa traçabilité.
  3. Stockage. Les données sont stockées dans des serveurs et des copies de secours sont réalisées afin de pallier toute perte accidentelle.
  4. Attribution des accès et sécurisation. Une GED paramétrée sur mesure permet d’attribuer des droits à chaque personne qui accède au serveur de fichiers. De la possibilité de modifier ou non un document, à l’autorisation de l’ouvrir, vous avez la possibilité de personnaliser l’accès comme vous le souhaitez.
  5. Archivage des documents. L’archivage électronique concerne l’ensemble des documents dématérialisés autres que ceux importants pour la réalisation de votre activité : documents légaux, factures, etc.

Les avantages de la dématérialisation et gestion électronique de documents

Dématérialiser ses documents administratifs apporte plusieurs avantages, notamment pour leur gestion et le respect des règles RGPD.

Il devient beaucoup plus rapide d’accéder à un document précis et d’obtenir ainsi l’information recherchée grâce au système d’information collaboratif créé.

Le document peut être modifié en ligne et être ainsi disponible immédiatement, et un système de back-up vous permet d’archiver les anciennes versions.

Classez et organisez vos documents numériques selon une organisation propre à votre entreprise et organisez efficacement votre gestion administrative et informative.

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