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Vous passez 650 heures par an à gérer votre boîte mail

La gestion du courriel est généralement un véritable casse-tête : doublons, perte d'e-mails, surcharge de courriels, mauvais classement... etc. Déjà connue pour dématérialiser et gérer des volumes importants de documents papier au format électronique, la GED s'attaque aux problématiques de gestion les plus larges des professionnels, pour une meilleure productivité.
 
Une perte de temps.. Que l'on doit remettre en question
 
Selon l'étude du McKinsey Global Institute, un salarié passe en moyenne 650 heures par an à gérer sa boîte mail, soit 13 heures par semaine. C'est même jusqu'à 19% de son temps consacré uniquement à la recherche d'informations.. Sans aucun doute, gérer sa boîte de messagerie est une réelle perte de temps, générant du stress, ce que l'on peut aisément remettre en question.
 
Automatisez la gestion de vos e-mails
 
Historiquement utilisée pour la gestion du courrier papier, sa dématérialisation et son classement, la GED vous fait gagner en productivité de manière significative, en s'attaquant au courrier électronique. Grâce à ce logiciel de gestion, vous et vos collaborateurs pouvez gérer vos e-mails de façon automatisée. Par exemple : Vous avez un dossier client important que vous suivez depuis plusieurs semaines. Heureusement, le logiciel vous a permis de créer un dossier spécifique à cette affaire. Lorsque vous émettez ou recevez un email envers ce même client, celui-ci vient se classer automatiquement dans l'endroit prévu, ce qui vous permet de suivre le fil des discussions et des échanges de manière simple et rapide. Tous les messages envoyés au client concerné sont gentiment classés dans le dossier éponyme. 
Par ailleurs, la GED va analyser le contenu du corps d'un email de façon extrêmement fiable. Par la suite, elle transmet l'information aux utilisateurs habilités à la recevoir et réduit les risques de mails perdus ou oubliés. Par exemple : Vous recevez un devis sur l'adresse mail générique de votre entreprise (contact@entreprise.fr, etc.) Celui-ci vient donc automatiquement se classer dans le bon dossier et est désormais accessible aux utilisateurs habilités à le traiter (service administratif, commercial, etc.) 
 
Parmi ces options, on comptera aussi la sécurité des échanges (rappel des informations fondamentales...), la gestion des doublons (chaque document est unique...), la qualité (identité graphique de l'entreprise...), etc.
 
En résumé, le premier avantage colossal de la GED dans le traitement des mails est qu'elle permet à l'entreprise de réaliser des gains de temps considérables : les salariés ne perdent plus de temps à classer, rechercher voir réécrire l'e-mail en cas de perte.



Et vous ? Avez-vous une solution GED comprenant l'archivage des emails ? Avez-vous entendu parler de la DOC-BOX ?

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