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Résolution n°3 : Je facilite le travail collaboratif

Ca y est, c'est fait : vous avez réalisé votre audit, et renouvelé votre parc d'impression. Nous l'avons déjà mentionné plusieurs fois, un parc bien optimisé est un parc qui facilite le travail collaboratif. Faites gagner du temps, évitez la surcharge d'informations, triez et partagez vos documents importants, modifiez et publiez les... Bref, nous vous présentons aujourd'hui la GED, un outil de travail collaboratif, permettant de gérer vos documents (à distance ou non), tout en mettant en place des procédures communes à tous les utilisateurs.


Pourquoi utiliser la GED ?


Les chiffres parlent d'eux-mêmes :


- Lorsqu'un collaborateur apporte des modifications à un document il en établit une nouvelle version. En moyenne, chaque document est reproduit 19 fois !

- 7,5 % de tous les documents sont perdus, 3 % des autres sont mal classés

- Les collaborateurs d'une entreprise passent en moyenne 5 à 15 % de leur temps à lire des informations relatives à leur métier, mais jusqu'à 50 % à les chercher

- Le coût moyen pour envoyer un dossier par courrier postal est de $8 à $15

- 60 % 
de la journée d'un employé est consacré à travailler avec des documents, sous une forme ou une autre

- Les entreprises dépensent en moyenne $20 en temps de travail pour classer chaque document, $120 pour retrouver un document mal classé ou égaré et $220 pour reproduire un document définitivement perdu.

- Etc.


(Source : Digital Landfill)

Vous l'aurez constaté, il y a fort à gagner à optimiser la gestion des documents et surtout, à faciliter l'échange !


Simplifier la vie de mon équipe, mon nouveau crédo !


Dans le contexte économique actuel de concurrence exacerbée, le respect des délais, de la qualité et des coûts est un défi permanent. En effet, 27 % des sociétés ont subi une perte d'affaire ou d'image dans le passé à la suite de mauvaises pratiques de gestion des données (AIIM).

Alors si vous voulez conserver votre avantage compétitif, il en devient essentiel pour vous d'optimiser votre processus de travail tout au long de sa chaîne de valeur ajoutée. Un logiciel de Gestion Electronique des Documents permet justement de vous aider à atteindre ces objectifs, via notamment :


Le Workflow


Outil qui permet de suivre les projets de toute mon équipe : Quoi doit faire quoi ? Sur quel dossier Mme. X travaille ? Où en sont mes collaborateurs ? Les Workflow permettent de maîtriser avec précision le cycle de vie des documents.


Métaclass


Outil qui permet cette-fois-ci, d'automatiser les tâches. Les dossiers se créent, les documents se classent et se renomment automatiquement selon les critères de l'utilisateur.


Le partage


Un partage efficace est un partage simple et immédiat. Avec la GED, celui-ci est contrôlé, sécurisé et réalisé de manière automatique pour éviter les erreurs... L'information est directement partagée sur différents médias : poste de travail classique, Web, Intranet & Extranet, tablette, Smartphone... pour être retrouvée et traitée en toute sécurité.


La gestion de projet


La GED, comme expliqué précédemment, facilite le travail collaboratif, ce qui passe par la modification des documents. Cet outil peut s'avérer être critique dans le cadre de projets ou d'opérations, où interviennent ponctuellement et sur une durée limitée des acteurs d'organisations différentes, situés sur différents sites, parlant parfois des langues différentes. Le Cloud prend alors une place tout à fait stratégique, grâce à son serveur de données à disposition, sans avoir à être pénalisé par les délais de mise en service opérationnelle par les services informatiques.


La signature électronique


Signez un document officiel sans besoin de l'imprimer (économie de papier), envoyez par e-mail (économie de timbre), signez un document sans rencontrer ladite personne (réduction des déplacements) et conservez le document au format numérique (simplification et suppression de l'archivage papier)... Juste avec cet outil !


Etc...


On le voit, il est donc crucial pour l'efficacité de votre organisation que le partage des documents soit simple, immédiat et qu'il soit aussi contrôlé pour gagner en productivité et en confort de travail.


Et voilà pour cette 3ème résolution, nous espérons que ce petit top aura été intéressant et vous sera utile !


Si vous souhaitez de plus amples renseignements, n'hésitez pas à nous contacter, notre équipe se tient à votre disposition.

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