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Résolution n°2 : Cette année, je réalise des économies !

Si vous avez suivi notre première résolution, vous savez qu'un audit précis et détaillé de son parc d'impression permet de faire économiser 5 à 6 % de son Chiffre d'Affaires, juste en évitant la gâche papier réalisée au sein de sa structure. Alors imaginez lorsque vous faites gagner du temps à vos collaborateurs.. Mais ça, on en parle après !


Maintenant que j'ai réalisé mon audit, que dois-je faire ?


La finalité de l'audit est de réaliser des économies sur son parc d'impression, grâce à l'optimisation des coûts cachés et le renouvellement de son installation... Cette optimisation passe par plusieurs étapes, que nous vous indiquons ci-dessous :



  • Je choisis le bon prestataire :


Avoir une trop grande variété de marques différentes (un Multifonction SHARP chez le directeur, un Multifonction SAMSUNG chez la secrétaire et une imprimante XEROX pour la Responsable des Ventes...) vous conduira inévitablement vers une surcharge de coûts d'entretien (consommables, maintenance...). En effet, trop de machines différentes de constructeurs différents vous empêchera de bénéficier d'économies d'échelle.
Il faudra donc identifier au maximum deux constructeurs clés pour équiper votre parc, afin de réussir à réduire ces coûts.



  • Je fais le ménage !


Dans cette étape, il faudra supprimer tout équipement jugé inutile. On pense aux imprimantes locales (la petit HP dans le bureau de M. Y, par exemple). Elles sont généralement trop abondantes dans les environnements professionnels, et sont consommatrices d'énergie et de papier... Nous constatons de plus en plus souvent un suréquipement d'imprimantes du fait que les distributeurs aient l'habitude de proposer des offres groupées (un ordinateur acheté = une imprimante offerte).
Il faudra supprimer ces moyens locaux d'impression, pour y installer une solution de gestion plus rationnelle (par exemple un Multifonction polyvalent relié à 5 PC différents).



  • Je rationalise mes équipements :


Le point expliqué précédemment peut être abordé de manière inversée. On peut effectivement se retrouver face à un parc moderne mais avec des périphériques mal répartis et mal utilisés... Ces installations augmentent votre coût global de possession ! Par exemple, vous pouvez vite vous retrouver face à un Multifonction performant, mais l'utiliser qu'une fois dans l'année...
La solution la plus adaptée est donc de supprimer ces machines inutiles, et de les remplacer par des imprimantes avec un coût par page inférieur...



  • Le vintage c'est bien mais... Pas pour mon parc d'impression :


Evidemment c'est là l'une des étapes les plus importantes dans cette phase de renouvèlement de parc : je remplace mes vieilles installations par des machines plus modernes. Nous avons souvent l'idée que changer ses machines devenues obsolètes - mais qui fonctionnent encore très bien -, va nous coûter trop cher. Erreur...
Remplacer une vieille imprimante par un multifonction performant permet de réduire significativement le prix de la page imprimée, tout en augmentant la vitesse d'impression, la qualité des sorties, les nouvelles fonctionnalités, etc...
Donc non seulement cela nous coûte moins cher, mais en plus d'autres bénéfices sont constatés ailleurs (temps, sécurité, qualité...)



  • J'instaure des règles :


Pourquoi imprimer un mail ou une page web en couleur, pour être lu plus facilement dans les transports en commun ? Pourquoi imprimer un long document en recto seulement ? En plus d'être coûteux pour vous, ceci l'est pour l'environnement !


Eviter cette gâche est possible par la mise en place de règles d'impression, applicables sur tout le personnel de l'entreprise... On pourra par exemple configurer une machine en mode recto-verso automatique, instaurer un code pour imprimer en couleur... Ce qui sensibilisera petit à petit vos collaborateurs.


Evidemment, bien d'autres étapes sont à suivre pour renouveler correctement son parc d'impression (renforcer la sécurité, l'échange et le partage d'informations, accompagner les utilisateurs...)


Pour en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter ! 

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