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Papier vs digital : un enjeu pour les entreprises


La question fait encore aujourd'hui couler beaucoup d'encre : entre le numérique et le papier, quelle solution choisir pour mon entreprise ? 


Traditionnellement, les documents papier assurent le transfert d'information entre les collaborateurs. Avec la démocratisation du numérique au sein des entreprises, bon nombre ont donc prédit une révolution "zéro papier", reléguant celui-ci au second plan. Dans la même optique, nous semblions estimer que le "problème" du papier était enfin résolu. Or, il n'en est rien.


Papier vs digital : l'impact écologique


Première promesse du numérique : avec la dématérialisation des documents, nous consommons moins de matière, réduisant drastiquement l'impact environnemental d'un utilisateur. Est-ce si écologique ?
Il faut tout d'abord savoir que, - à l'instar du document papier -, chaque visionnage, envoi, téléchargement et stockage d'un document sont des actions qui consomment de l'énergie ! N'oublions pas que pour visionner un document, il faudra également un support : ordinateur, tablette... Et c'est malheureusement ceux-ci qui ont l'impact environnemental le plus important, de leur fabrication à leur recyclage, sans oublier leur usage.


Et le papier ?


Nous le savons tous, la fabrication et l'acheminement du papier (non recyclé) a un réel impact sur l'environnement : 20 millions d'arbres sont donc coupés chaque année pour en produire, sans oublier le processus de transformation du papier (blanchiment, impression, transport...) Tout ceci requiert donc également beaucoup d'énergie. Même si ce support reste le plus facile à recycler (5,2 millions de tonnes de papier traités en France chaque année), les mauvaises habitudes des consommateurs sont là pour nous rappeler que la gâche papier peut très vite arriver (les chiffres parlent d'eux-mêmes) :



  • 1 page imprimée sur 6 n'est jamais utilisée

  • 40% des documents sont jetés dans les 24 heures après leur production

  • Le surcoût lié aux impressions inutiles se chiffre à 400 millions d'€ par an


Si le numérique évite le gâchis, sa grande consommation en énergie ne rend finalement pas la solution plus écologique.


Papier vs digital : la sécurité des documents


Si nous prenons les bonnes précautions, le papier est l'un des moyens les plus sûr(s) de conserver des données sur une longue durée. Malgré tous les processus mis en place pour assurer la sécurité des données, les disques durs, espaces de stockage, etc. ne sont jamais à l'abri d'une panne, d'un accident, d'une attaque pirate, etc.
C'est donc le bon vieux papier qui reste le support de stockage des données le plus sûr de tous les temps.


Papier vs digital : la productivité en entreprise


Une chose est sûre : le numérique est bien une solution apportant de nombreux avantages pratiques à l'entreprise. On gagne notamment du temps sur la consultation des documents, le classement des données, on envoie le document plus rapidement et on a accès à un nombre d'informations quasiment illimité (internet, serveur interne, etc.) On facilite également les recherches : sur la toile, dans sa boîte mail... Plus besoin d'aller fouiller dans les archives papier. Il est bien plus rapide et moins cher d'envoyer un e-mail que d'écrire un courrier.


Papier vs digital : Quel outil privilégier ?


Il est à l'heure actuelle difficile, - voir impossible -, de trancher entre les deux supports tant tout dépend de l'utilisation. Vous pouvez prendre en compte plusieurs paramètres : les types de stockage, l'écologie, le nombre d'utilisateurs/lecteurs, etc. Par exemple, pour une facture, il est plus intéressant de "passer au numérique", si l'on ne l'imprime pas et que l'on passe moins de 30 minutes à la consulter à l'écran.


Il faudra donc, si l'on veut mettre en place une réelle solutions MPS au sein de son entreprise et modifier les usages, bien étudier au préalable son environnement et le comportement de ses collaborateurs.

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