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Dématérialiser mes documents en toute sécurité


Dans le contexte professionnel actuel, la sécurité numérique est un enjeu capital pour les entreprises et, cette préoccupation quotidienne nécessite la mise en oeuvre d'actions techniques, technologiques et juridiques afin de sécuriser l'intégrité des machines et des informations.

Nous avons tendance à considérer le document papier comme plus sécurisant qu'un document numérique. Or, 55% des entreprises indiquent qu'elles ont eu affaire à un problème de sécurité ou une fuite de données, suite à la malveillance ou la négligence d'un salarié.

Source : Rapport annuel Cost of Data Breach Study du Ponemon Institute réalisé pour le département sécurité de IBM - Juin 2016

Il peut en effet vite y avoir des erreurs d'impression, des documents perdus, jetés accidentellement, finir entre les mains d'un concurrent... (en cas de démission, etc.) Ces pertes de données peuvent gravement nuire à la réputation d'une entreprise, et entraîner des pertes financières conséquentes.


Alors, comment assurer la sécurité de mes documents ?



  1. En contrôlant les points d'accès vulnérables :
    Les matériels d'impression sont généralement installés dans des lieux de passage, accessibles par tout le monde. C'est pourquoi il est essentiel de sécuriser ces points d'accès. Vous pouvez sécuriser l'accès des collaborateurs aux multifonctions par plusieurs moyens d'authentification : identification par mot de passe, identification par badges sans contact, scanner des veines digitales biométriques, etc. Tous ces moyens sont généralement compris dans les nouveaux multifonctions, proposés en standard, afin de vous aider à préserver la confidentialité des documents.

  2. En archivant pour assurer l'intégrité des documents :
    Il est crucial de mettre en place une politique d'archivage décrivant clairement le cycle de vie du document. Pour ceci, s'assurer de la traçabilité des documents servira à décrire très précisément un processus ou un enchaînement d'évènements. Ceci permet de certifier un document conforme, ce qui peut servir de preuve devant la justice. Ainsi, il est essentiel de s'assurer de la sécurité de vos archives, en vérifiant les certifications et normes diverses.

  3. En sauvegardant ses documents :
    L'une des règles en matière de sécurisation des documents dématérialisés est la création d'une sauvegarde afin de récupérer rapidement les données perdues et/ou volées. Vous pourrez sauvegarder les documents sur différents supports : bande, disque, NAS, serveur, etc. Il faudra bien choisir votre système de sauvegarde, en prenant en compte celui déjà utilisé, son coût, la fiabilité du système, le temps qu'il faudra passer à gérer les sauvegardes, etc.


Pour conclure, en contrôlant les accès, en protégeant le flux documentaire et en sécurisant les dispositifs, vous mettez en place des règles de sécurité efficaces, permettant d'assurer une continuité d'activité, même en cas d'incident.

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